Кейс

Автоматизация процессов Инвентаризации имущества

Компания ООО «АК БАРС ГАРАНТ» повысила скорость и эффективность проведения инвентаризации за счет перевода процесса из офлайн формата в онлайн в ПАО «АК БАРС» БАНК. Проект обеспечил автоматизацию процесса подготовки к проведению инвентаризации, сбора итоговых результатов и настройку обмена с различными системами 1С, личным кабинетом сотрудника и файловым хранилищем.

Вернуться к кейсам
Кейс

Автоматизация процессов Инвентаризации имущества

  • ОтрасльБанк
  • ФорматВнедрение и интеграция
  • СтатусПроект реализован

Заказчик

Финансовый департамент ПАО «АК БАРС» Банк управление бухгалтерского учета.
Департамент по работе с персоналом ПАО «АК БАРС» Банк. 
Департамент по информационным технологиям ПАО «АК БАРС» Банк. 
Ак Барс Банк (ПАО) — крупный универсальный федеральный банк с головным офисом в Казани, работающий с 1993 года. Является уполномоченным банком Республики Татарстан, предоставляет более 100 видов услуг для частных и корпоративных клиентов.

Цели проекта

Создать механизм, обеспечивающий сокращение времени на проведение инвентаризации, адаптировать и оптимизировать бизнес-процесс проведения инвентаризации в онлайн формат.
  1. Сократить сроки проведения инвентаризации до 60 дней.
  2. Обеспечить открытый доступ к информации об имуществе для сотрудников.
  3. Минимизировать ручной труд сотрудников бухгалтерии.
  4. Повысить вовлеченность сотрудников в прохождение инвентаризации.
  5. Уменьшить бумажный документооборот.
  6. Организовать хранение артефактов прохождения инвентаризации.


Задачи проекта

  1. Обеспечить отображение в личном кабинете сотрудника информации о закрепленном имуществе.
  2. Обеспечить отображение в личном кабинете руководителя информацию о закрепленном имуществе за подчиненными ему сотрудниками. 
  3. Обеспечить автоматическое формирование инвентаризационных описей для ОС, ТМЦ и НМА.
  4. Обеспечить сбор данных по результатам проведения инвентаризации в итоговой ведомости.
  5. Обеспечить подписание инвентаризационных описей и накладных на перемещение в личном кабинете сотрудника и руководителя с помощью ЭЦП.
  6. Настроить систему разграничения прав доступа.
  7. Обеспечить обмен данными по руководителям и заместителям системы «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка»  с системой «1СDataMart».
  8. Обеспечить обмен данными по статусам и результатам подписания инвентаризационных описей системы «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» с системой «1С:Документооборот 8».
  9. Обеспечить выгрузку и хранение файлов и ЭЦП в S3 хранилище.
  10. Обеспечить удобство использования программного продукта, оперативность реагирования на внештатные ситуации и функционирование технической поддержки.

Цели и задачи проекта направлены на совершенствование бизнес-процессов, повышение оперативности и контроля, улучшение показателей деятельности предприятия, внедрение эффективного единого инструмента для всех сотрудников организации. 

Ситуация до старта проекта

На момент старта проекта данные по имуществу и сотрудникам хранились в системе «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» и были доступны только для сотрудников бухгалтерии. Другие сотрудники ПАО «АК БАРС» Банк не имели полного понимания, какое имущество за ним закреплено, в том числе руководители не могли проконтролировать, какое имущество есть в их подразделении, и только раз в год, при получении инвентаризационных описей могли ознакомиться с полным списком имущества.  

Инвентаризация имущества на 90% проводилась в ручном режиме. Инвентаризационные описи формировались в системе «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» ответственными сотрудниками бухгалтерии, выгружались в формате pdf и: либо распечатывались и передавались сотрудникам, либо направлялись на почту для подписания. После также в ручном режиме постоянно рассылались уведомления сотрудникам о необходимости подписать описи и передать их ответственным сотрудникам бухгалтерии. Многие сотрудники были переведены на удаленный формат работы. Своевременно подписать и передать опись сотруднику бухгалтерии могли не все, поэтому сроки проведения инвентаризации затягивались. 

Существующий процесс имел ряд проблем, влияющих на оперативность и эффективность работы как управления бухгалтерского учета так и всех ответственных сотрудников:

  1. Сроки проведения инвентаризации увеличились до 120 дней. Больший объем времени тратился на работу с сотрудниками (не учитывается территориальное расположение членов комиссии, также сотрудников в отпусках / на больничных и объяснение информации по имуществу, которое числится на подразделении руководителям).
  2. Затраты на бумагу.
  3. Много ручного труда: формирование и распечатка инвентаризационных описей и накладных на перемещение в том числе повторная при утери первого экземпляра, сканирование описей, рассылка уведомлений о необходимости подписания инвентаризационных описей, сбор подписанных описей, распределение их по подразделениям, организация хранения пописанных документов.  
  4. Нет инструментов контроля сколько подписанных инвентаризационных описей, сколько еще на подписании, кто подписал и когда подписал. 
  5. Формальный подход участников. 

Эти факторы обусловили необходимость изменения бизнес-процесса проведения инвентаризации. По итогам проведенного анализа выбор был сделан в пользу разработки новой подсистемы на базе «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка», с обменом данными с «1С:Документооборот 8», S3 хранилище и личный кабинет сотрудника. Мастер-системой была выбрана «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка». Данное решение обладает следующими преимуществами:

  • единая точка работы для сотрудников бухгалтерии (вся информация по процессу проведения инвентаризации хранится в системе «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка»);
  • единая точка работы для сотрудников (все данные по имуществу и инвентаризационные описи отображаются в личном кабинете сотрудника);
  • сокращение трудозатрат и фокус на качестве анализа вместо постоянного ручного контроля;


Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта создана новая подсистема Инвентаризация имущества

Реализованные интеграции и автоматизация

  1. Реализован обмен между системами системе «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» и «1СDataMart».
  2. Реализован обмен между системами системе «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» и «1С:Документооборот 8».
  3. Реализован обмен между системами системе «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» и S3 хранилище.
  4. Автоматизирован сбор и формирование итоговой ведомости по результатам проведения инвентаризации.

Автоматизированные функции

  1. Создание инвентаризационных описей.
  2. Сбор данных по имуществу сотрудников и руководителей.

Особенности проекта

  1. Большой объем документов, материальных ценностей и сотрудников, участвующих в проведении инвентаризации (более 5 500 инвентаризационных описей на более 1 000 000 материальных ценностей)
  2. Объединена необходимая информация из разных систем в одну: руководители и заместители – «1СDataMart»; имущество сотрудников - «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка»; задачи на подписание документов и статусы – «1С:Документооборот 8»; файлы и ЭЦП – S3 хранилище.
  3. Разработаны подробные инструкции для пользователей, отражающие основные функциональные возможности внедряемого ПП и выполненные в рамках проекта доработки. Инструкции позволяют пошагово освоить порядок работы в системе и могут быть использованы для обучения новых сотрудников.
  4. На этапе промышленной эксплуатации организована техническая поддержка пользователей, обеспечивающая оперативный прием, распределение заявок и контроль их исполнения. Прием заявок осуществлялся через электронную почту и сервис звонков Контур.Толк. 

Результаты проекта

При внедрении новой подсистемы достигнуты следующие результаты:
  1. Полный доступ к информации о закрепленном имуществе у сотрудника и руководителя. Сотрудник, может не дожидаясь инвентаризации инициировать перемещение имущества в личном кабинете.
  2. Полный переход на электронный документооборот. 
  3. Вовлеченность и ответственность каждого сотрудника в процесс прохождения инвентаризации.
  4. Процесс проведения инвентаризации начинается, контролируется и завершается в системе «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка». 
  5. Автоматизирован ручной труд сотрудников бухгалтерии при подготовке к инвентаризации и сборе итоговых данных.
  6. Автоматизирована рассылка уведомлений сотрудникам о начале проведения инвентаризации, о сроках проведения инвентаризации и о документах, которые не были подписаны.
  7. Разработаны удобные и понятные инструменты контроля подписания инвентаризационных описей и проведения инвентаризации в виде отчетов. 
  8. Организовано единое место хранения документов и ЭЦП. 
  9. Настроена система прав доступа, обеспечивающая гибкое управление доступом к данным и ресурсам, безопасность информации и систематизацию работы пользователей.
  10. Организованное обучение позволило пользователям быстро освоить новый функционал и адаптироваться к работе в нем.

Экономический эффект от внедрения

  • сокращение трудозатрат на проведение инвентаризации в 2 раза (60 дней);
  • экономия расходов на бумагу и ресурса техники;
  • нагрузка на сотрудников, проходящих инвентаризацию, снизилась на 70%.