Автоматизация выставления счетов-фактур по комиссиям контрагентов

Заказчик

Цели проекта

Создать в 1С функционал для Сопровождения ведения Книги продаж ,журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и др. документов ,применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость ,а так же формирования регламентированных отчетов по НДС.

1.    Сформировать единое информационное пространство для выставления счетов -фактур во фронт-подразделениях Банка и Головного офиса.

2.    Повысить оперативность и достоверность получаемых данных.

3.    Автоматизировать процесс выставления счетов-фактур и создания бухгалтерских проводок по комиссиям, облагаемым НДС согласно Сборнику тарифов.

4.    Реализовать процесс создания проводок по выделению суммы НДС из общей суммы комиссии с созданием проводок для выгрузки в Баланс Банка.

5.    Сократить сроки подготовки управленческой и регламентированной отчетности.

6.    Оптимизировать и повысить эффективность бизнес-процессов компании.

7.    Снизить издержки и риски компании.

8.    Уменьшить трудозатраты и повысить производительность труда.

9.    Повысить эффективность управления ресурсами и платежную дисциплину ВСП.

10. Улучшить взаимодействие между подразделениями.

11. Обеспечить полный контроль учета исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость.

Задачи проекта

1. Создать единую систему по учету полученных и выданных счетов фактур, сопровождения ведения Книги продаж и получения регламентированных отчетов. на базе программного продукта (ПП) «1С:Предприятие 8.3» для взаимодействия ВСП и сотрудников Управления налогового учета.

2. Актуализировать и адаптировать текущую методологию выставления счетов фактур и учета данных в балансе Банка под задачи автоматизации.

3. Разработать новый функционал для загрузки данных для создания документа «Счет-фактура». Создания проводок под документом по учету выделения суммы НДС. Функционал должен обеспечить снижение трудоемкости по работе со счетами-фактурами и обновления и технической поддержки.

4. Гарантировать непрерывное функционирование информационной системы.

5. Разработать отдельные функциональные области путем автоматизации и интеграции в единое информационное пространство.

6. Настроить систему разграничения прав доступа.

7. Обеспечить интеграцию данных с помощью Файлового обмена с ПО «Equation» «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», «1С:Предприятие 8» и других отраслевых бухгалтерских решений.

8. Организовать и провести обучение пользователей работе с ПП «1C Книга продаж».

9. Обеспечить удобство использования программного продукта, оперативность реагирования на внештатные ситуации и функционирование технической поддержки.

Цели и задачи проекта направлены на совершенствование бизнес-процессов, повышение оперативности и надежности учета, улучшение показателей деятельности банка, внедрение эффективного единого инструмента выставления счетов фактур, контроля отражения сумм НДС, для всех ВСП и подразделений Банка.

Ситуация до старта проекта

Ситуация до старта проекта
На момент начала проекта в Управлении налогового учета и ВСП банка для выполнения функций предоставления счетов фактур контрагентам банка использовалась старая система «Книга продаж» . Данная система долгое время выступала инструментом для обслуживания Контрагентов в задаче предоставления счетов фактур контрагентам банка и сдачи регламентированной отчетности в налоговые органы.

Существующий процесс имел ряд проблем, влияющих на оперативность и эффективность деятельности Управления налогового учета и ВСП:

1. Высокие трудозатраты на подготовку отчетности. Со стороны Вендора дорогое сопровождение программного продукта.

2. Сложности при организации своевременного обновления систем и обменах между информационными базами.

3. Недостаточная оперативность обмена данными между Управлением налогового учета и ВСП.

Дополнительными факторами стали необходимость перехода на отечественное ПО в соответствии с требованиями законодательства в области обеспечения национальной безопасности и технологической независимости (Федеральный закон «О безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации», Указ Президента РФ № 166 и другие нормативные акты), а также задача соответствия стандартам защиты информации для значимых объектов КИИ.

Эти факторы обусловили необходимость изменения архитектуры информационной системы по работе со счетами фактурами Банка. По итогам проведенного анализа выбор был сделан в пользу современного программного продукта — решения «1С:Предприятие 8.3. Книга продаж», обладающего следующими преимуществами:

• единая база учета счетов фактур по всем ВСП и подразделениям банка;

• сокращение трудозатрат по получению регламентированных отчетов;

• возможность интеграции с другими учетными системами ДЗО.

Архитектура решения и масштаб проекта

Реализованные интеграции и автоматизация

1. Разработана загрузка данных из ПО «Equation». Загрузка данных из «1С:Зарплата Управление Персоналом КОРП» для проверки актуальности предоставления доступов по активным сотрудникам.
2. Выстроен процесс по созданию, проведению, предоставлению контрагентам счетов фактур без привязки к документу основания (документ основания находится в другой системе банка).
3. Внедрены инструменты контроля заполнения печатных форм.
4. Автоматизирован сбор и формирование отчетности для компаний.

Автоматизированные функции

1. Загрузка и создание документа «Счет-фактура выданный».
2. Выгрузка полученной счет фактуры для предоставления контрагентам в формате Exls и Xml для отправки через ПО «Контур Диадок».
3. Получение регламентированной отчетности.

Особенности проекта

• Работы по внедрению «1С:Предприятие 8.3. Книга продаж» выполнены в сжатые сроки (три месяца) и включали полный цикл: сбор и анализ требований, моделирование, проектирование, разработку, тестирование, обучение, опытную и промышленную эксплуатацию.
• Разработаны подробные инструкции для пользователей, отражающие основные функциональные возможности внедряемого ПП и выполненные в рамках проекта доработки. Инструкции позволяют пошагово освоить порядок работы в системе и могут быть использованы для обучения новых сотрудников. За время обучения оформлено и передано 2 инструкции общим объемом 20 страниц.
• На этапе промышленной эксплуатации организована техническая поддержка пользователей, обеспечивающая оперативный прием обращений со стороны пользователе ВСП, распределение обращений и контроль их исполнения. Прием обращений осуществлялся через электронную почту. В соответствии с утвержденным регламентом каждому обращению назначались ответственный исполнитель и срок выполнения.
• В рамках проекта разработана и настроена «матрица прав доступа» пользователей, которая позволяет заказчику эффективно управлять доступом к объектам ПП для действующих и новых сотрудников в зависимости от их функциональных обязанностей.