Заказчик

ООО «Ак Барс Гарант», является организацией, осуществляющей централизованный кадровый учет дочерних зависимых обществ ПАО «АК БАРС» БАНК 

Цели проекта

Создать в 1С:ДО единое окно для обработки кадровых документов дочерних зависимых обществ (далее ДЗО), настроить подписание документации в электронном виде, настроить интеграционные решения для обмена документами между системами 1С:ДО и 1С:ЗУП.

1. Единое информационное пространство для получения кадровой документации от ДЗО.
2. Автоматизированный процесс обмена документами с системой 1С:ЗУП.
3. Обеспечение подписание документов ЭП.
4. Сокращение сроков обработки документов.
5. Улучшение взаимодействия между кадровой службой и ДЗО.
6. Уменьшение трудозатрат и повышение производительности труда.
7. Обеспечение связанности документов в различных базах.
8. Обеспечение единого место хранения документов для сотрудников ДЗО.
9. Прозрачность процесса обработки кадровых документов.

Задачи проекта

1. Создать комплексную систему обработки документов.
2. Актуализировать и адаптировать текущий бизнес-процесс под задачи автоматизации.
3. Гарантировать непрерывное функционирование информационной системы.
4. Усовершенствовать отдельные функциональные области путем автоматизации и интеграции в единое информационное пространство.
5. Настроить систему разграничения прав доступа.
6. Настроить функционал подписания ЭП.
7. Обеспечить интеграцию данных программных продуктов «1С:ДО», «1С:ЗУП».
8. Обеспечить удобство использования программного продукта, 
9. Обеспечить оперативность функционирование технической поддержки.

Цели и задачи проекта направлены на совершенствование бизнес-процессов, повышение оперативности и надежности учета, улучшение показателей деятельности предприятия, внедрение эффективного единого инструмента контроля, централизации кадрового документооборота для компаний Банковской группы.

Ситуация до старта проекта

На момент начала проекта отдел кадров передавал и получал документы в бумажном виде для дальнейшего отображения в системе 1С:ЗУП. Коммуникация с ДЗО осуществлялась во внешних системах.

Существующий процесс имел ряд проблем, влияющих на оперативность и эффективность деятельности отдела кадрового администрирования:

1. Из-за большого количества курируемых ДЗО (19) возникали проблемы с контролем сроков подачи документов от ДЗО.
2. Необходимо было контролировать подписание документов руководителями организаций.
3. Отсутствовала возможность оперативного получения информации для обработки документов.

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта внедрены следующие блоки:

• Выпуск ЭП и подписание через удостоверяющий центр Банка
• Казначейство
• Бюджетирование (отчетность)

Реализованные интеграции и автоматизация

1. Проведена интеграция между базами 1С:ДО и 1С:ЗУП.
2. Автоматизирован процесс выпуска сертификата подписи через удостоверяющий центр Банка в окне 1С:ДО.
3. Выстроены процессы обработки поступающей от ДЗО документации.
4. Автоматизирован сбор и формирование отчетности.

Автоматизированные функции

1. Уведомления о поступивших документах.
2. Уведомления о приближении срока окончания действия сертификата ЭП.
3. Передача документов в учетную систему.

Особенности проекта

1. Работы по внедрению «КЭДО» велись поэтапно, для каждой ДЗО анализировались и реализовывались потребности по внутренней обработке документов.
2. Выпуск к ЭП для сотрудников производился через удостоверяющий центр Банка.
3. На этапе промышленной эксплуатации организована техническая поддержка пользователей, обеспечивающая оперативный прием, распределение заявок и контроль их исполнения. Прием заявок осуществлялся через электронную почту и систему Битрикс. В соответствии с утвержденным регламентом каждой заявке назначались ответственный исполнитель и срок выполнения.

Результаты проекта

При внедрении «КЭДО» достигнуты следующие результаты:

1. Создана комплексная система для обработки документов и взаимодействия ДЗО и отдела кадрового администрирования.
2. Настроен интеграционный механизм обмена данными между базами 1С:ДО и 1С:ЗУП, что обеспечивает оперативную обработку документов ДЗО.
3. Организованное обучение позволило пользователям быстро освоить функционал нового программного продукта и адаптироваться к работе в нем.
4. Благодаря организации технической поддержки обеспечены учет и контроль обращений, а также оперативность реагирования на заявки пользователей и внештатные ситуации.
5. Создана единая база кадровой документации.
6. Сокращен ручной труд, ускорены сроки обработки документов.
7. Для сотрудников выстроен понятный и прозрачный процесс обработки кадровых документов в режиме реального времени.

Экономический эффект от внедрения

• сокращение трудозатрат в кадровых подразделениях — 55%;
• перевод кадровых документов на ЭДО – 96%.
• экономия на бумаге за год (//лист 1 руб, документы в среднем 5 листов, 188832 документа за 2025 год) – 94.000 руб