Заказчик

Центр обеспечения бизнесом (ЦОБ) ООО «Ак Барс Гарант».

Цели проекта

Создать в 1С:ДО единое окно для обработки первичной документации, поступающей от дочерних зависимых обществ (далее ДЗО), для дальнейшей передачи в 1С:БП.

1. Сформировать единое информационное пространство для обработки поступающей первичной документации.
2. Автоматизировать процесс передачи корректных документов в базу 1С:БП.
3. Сократить сроки обработки документов.
4. Улучшить взаимодействие между ЦОБ и ДЗО.
5. Уменьшить трудозатраты и повысить производительность труда.
6. Обеспечить связанность документов в различных базах.

Задачи проекта

1. Создать комплексную систему обработки документов.
2. Актуализировать и адаптировать текущий бизнес-процесс под задачи автоматизации.
3. Гарантировать непрерывное функционирование информационной системы.
4. Усовершенствовать отдельные функциональные области путем автоматизации и интеграции в единое информационное пространство.
5. Настроить систему разграничения прав доступа.
6. Настроить функционал создания отсутствующих котрагентов.
7. С помощью 1С:Шина обеспечить интеграцию данных программных продуктов «1С:Бухгалтерия предприятия», «1С:Документооборот», «Контур.Диадок».
8. Обеспечить удобство использования программного продукта, оперативность реагирования на внештатные ситуации и функционирование технической поддержки.

Цели и задачи проекта направлены на совершенствование бизнес-процессов, повышение оперативности и надежности учета, улучшение показателей деятельности предприятия, внедрение эффективного единого инструмента контроля, централизации платежей для компаний Банковской группы.

Ситуация до старта проекта

На момент начала проекта в ЦОБ для выполнения функций обработки подписанной первичной документации использовалась система Контур.Диадок  с дальнейшим ручным поиском и обработкой документов. Коммуникация с ДЗО осуществлялась во внешних системах.

Существующий процесс имел ряд проблем, влияющих на оперативность и эффективность деятельности ЦОБ:

1. Недостаточная интеграция процессов различных функциональных систем в используемых программных решениях. Из-за большого количества курируемых ДЗО (19) возникали сложности эксплуатации системы из-за отсутствия единой среды взаимодействия между ДЗО и ЦОБ.
2. Отсутствие возможности оперативного получения информации для обработки документов.

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта внедрены следующие блоки:

• Управление договорами
• Казначейство
• Бюджетирование (отчетность)

Реализованные интеграции и автоматизация

1. Проведена интеграция между различными базами Диадок, 1С:ДО, 1С:БП.
2. Автоматизирован процесс создания отсутствующих в базе 1С:ДО контрагентов.
3. Выстроены процессы обработки первичной документации.
4. Автоматизирован сбор и формирование отчетности.

Автоматизированные функции

1. Уведомления о поступивших документах.
2. Создание контрагентов.
3. Передача документов в учетную систему.

Особенности проекта

1. Работы по внедрению «Первички в цифру» выполнены в сжатые сроки (три месяца) и включали полный цикл: сбор и анализ требований, моделирование, проектирование, разработку, тестирование, обучение, опытную и промышленную эксплуатацию.
2. На этапе промышленной эксплуатации организована техническая поддержка пользователей, обеспечивающая оперативный прием, распределение заявок и контроль их исполнения. Прием заявок осуществлялся через электронную почту и систему Битрикс. В соответствии с утвержденным регламентом каждой заявке назначались ответственный исполнитель и срок выполнения.

Результаты проекта

При внедрении «Первички в цифру» достигнуты следующие результаты:

1. Создана комплексная система для обработки документов и взаимодействия ДЗО и ЦОБ.
2. Настроен интеграционный механизм обмена данными из Диадока ДЗО в базу «1С:ДО», что обеспечило оперативную обработку документов ДЗО.
3. Настроен интеграционные механизмы обмена с программными продуктами «1С:БП» ДЗО.
4. Организованное обучение позволило пользователям быстро освоить функционал нового программного продукта и адаптироваться к работе в нем.
5. Благодаря организации технической поддержки обеспечены учет и контроль обращений, а также оперативность реагирования на заявки пользователей и внештатные ситуации.
6. Создана единая база первичной документации, поступающей из Диадок.
7. Сокращен ручной труд, ускорены сроки обработки.

Экономический эффект от внедрения

• сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 50%;
• ускорение получения управленческой отчетности — 100%.