Заказчик

Компания ООО «АК БАРС ГАРАНТ» повысила эффективность бизнес-процессов за счет внедрения системы Кадрового электронного документооборота (КЭДО) на базе программных комплексов 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом), 1С:Документооборот с личным кабинетом на корпоративном портале для более 5700 сотрудников ПАО «АК БАРС» БАНК. Проект обеспечил объединение и автоматизацию бизнес-процессов, перевел бумажную работу в «цифру», ускорил процесс согласования документов в 3-5раз, а также сократил расходы на бумагу в 75%. 

Цели проекта

1. Создать единую, автоматизированную и бесшовную систему кадрового электронного документооборота, предоставляющие автоматизированные кадровые сервисы для сотрудников ПАО «АК БАРС» Банк, на базе мастер-системы 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП редакция 3.1, системы маршрутизации, согласования и контроля исполнения на базе 1С Документооборот 8 КОРП редакция 2.1, Электронный архив на базе объектного хранилища S3 (Simple Storage Service), а так же единой цифровой экосистемы для сотрудников компании Корпоративного портала.
2. Сформировать единое информационное пространство для взаимодействия Управления кадрового администрирования, Управления вознаграждения и льгот, Управления бухгалтерского учета и сотрудников организации.
3. Повысить оперативность и достоверность получаемых данных.
4. Сократить сроки предоставления сервисов сотрудникам организации
5. Оптимизировать и повысить эффективность бизнес-процессов компании.
6. Снизить издержки и риски компании.
7. Уменьшить трудозатраты и повысить производительность труда.
8. Улучшить взаимодействие между подразделениями.

Задачи проекта

1. Создать комплексную систему Кадрового электронного документооборота (КЭДО) на базе программных продуктов 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП редакция 3.1, Документооборот 8 КОРП редакция 2.1, объектного хранилища S3 (Simple Storage Service), Корпоративного портала для взаимодействия Управления кадрового администрирования, Управления вознаграждения и льгот, Управления бухгалтерского учета и сотрудников организации.
2. Актуализировать и адаптировать текущую методологию подписания документов связанных с работой, подачи и исполнения заявок и заявлений сотрудников организации, учета и планирования отпусков сотрудников, Табельного учета организации, оформления, согласования и учета сверхурочной работы и работы в выходные дни и других процессов под задачи автоматизации.
3. Обеспечить максимальное сохранение типового функционала систем 1С для снижения трудоемкости ее обновления и технической поддержки.
4. Гарантировать непрерывное функционирование информационной системы.
5. Усовершенствовать отдельные функциональные области путем автоматизации и интеграции в единое информационное пространство.
6. Настроить систему разграничения прав доступа на системах 1С, а так же систему доменной авторизации на Корпоративном портале организации.
7. Обеспечить интеграцию данных между системами, программных продуктов «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП редакция 3.1», «Документооборот 8 КОРП редакция 2.1»
8. Организовать и провести обучение пользователей работе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП редакция 3.1», «Документооборот 8 КОРП редакция 2.1» при переходе на автоматизированные процессы.
9. Обеспечить удобство использования программного продукта, оперативность реагирования на внештатные ситуации и функционирование технической поддержки.

Цели и задачи проекта направлены на совершенствование бизнес-процессов, повышение оперативности и надежности учета, снижение рисков нарушения сроков подписания документов, улучшение показателей деятельности департаментов организации, внедрение единой цифровой экосистемы для всех сотрудников компании.

Ситуация до старта проекта

Распоряжением от 11 декабря 2019 года №2976-р Министерство труда опубликовало Проект федерального закона «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации. Которое определило перечень документов. В рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» предусмотрено обеспечение нормативного регулирования цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде. В рамках данных проектов ПАО «АК БАРС» Банк вошел участником эксперимента, и начал формирование методологической основы для перехода на кадровый электронный документооборот.

На момент старта эксперимента ожидалось, что ознакомлению работника под роспись, без дублирования на бумажном носителе будут подлежать только внутренние нормативные документы и локальные нормативные акты. В первый год реализации проекта эксперимента Минтруда России в организации было привлечено 4502 участника среди сотрудников, было подписано электронной подписью 32тыс. документов внутренних нормативных документов и локальных правовых актов, банк получил экономический эффект в размере 12млн. руб.

По итогам проведения эксперимента 2020-ноябрь 2021г, эксперимент был признан успешным. В конце 2021 года в Трудовой кодекс РФ внесены поправки, которые официально узаконили КЭДО для всех компаний (ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ), таким образом появилась законодательная база для автоматизации.

Было принято решение о инициации проекта по подготовке методологической базы для КЭДО в ПАО «АК БАРС» Банк, по всем разрешенным документам, а также автоматизации процессов.

Существовало ряд ключевых трудностей при подготовке методологической базы:
1. Ключевые требования к хранилищу данных КЭДО
1.1. Юридическая значимость и подлинность
1) Неизменяемость файлов (защита от редактирования после подписания).
2) Сохранение всех реквизитов, включая отметки о неквалифицированной или квалифицированной электронной подписи (ЭП).
3) Хранение вместе с документами файлов самих электронных подписей и информации об их сроке действия на момент подписания.
1.2. Безопасность и соответствие 152-ФЗ
1) Локализация: Хранение баз данных должно осуществляться исключительно на серверах, расположенных на территории Российской Федерации.
2) Защита от несанкционированного доступа (НСД) и обеспечение конфиденциальности личных данных сотрудников.
3) Разграничение прав доступа (сотрудник видит только свои документы, HR и руководство — общие или профильные отделы). 
1.3. Отказоустойчивость и доступность
1) Регулярное (ежедневное) резервное копирование данных для исключения потери информации.
2) Круглосуточный доступ сотрудников к своим документам (например, для скачивания справок 2-НДФЛ или трудовых договоров). 
1.4. Технические стандарты
1) Поддержка установленных форматов электронных документов (как правило, PDF, XML). Наличие API для интеграции с учетными системами («1С:ЗУП», «1С:ДО»,).
2) Ведение защищенного журнала событий (логирование), который фиксирует, кто, когда и какие действия совершал с документами.
1.5. Сроки хранения
Система должна обеспечивать хранение документации согласно требованиям Приказа Росархива № 236. Сроки варьируются:
1) Документы по личному составу (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении) хранятся 50 или 75 лет.
2) Графики отпусков, табели учета рабочего времени — 5 лет.
2. Необходимость оперативного обмена между системами, для «бесшовного» отображения информации у сотрудника.
3. Необходимость контроля исполнения сроков ознакомления/подписания документов, риски нарушения сроков подписания.

Дополнительными факторами стали необходимость перехода на отечественное ПО в соответствии с требованиями законодательства в области обеспечения национальной безопасности и технологической независимости (Федеральный закон «О безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации», Указ Президента РФ № 166 и другие нормативные акты), а также задача соответствия стандартам защиты информации для значимых объектов КИИ.

Эти факторы обусловили необходимость изменения архитектуры. По итогам проведенного анализа была выбрана система из интеграции нескольких продуктов: 1)мастер-система 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП редакция 3.1, системы маршрутизации,2) система согласования и контроля исполнения на базе 1С Документооборот 8 КОРП редакция 2.1, 3) Электронный архив на базе объектного хранилища S3 (Simple Storage Service), 4) единое окно для всех сотрудников компании- корпоративный портал.

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта выделены следующие блоки:
1. Подписание Документов от Управления кадрового администрирования и воинского учета сотрудником организации (Трудовой договор, Дополнительные соглашения, Согласия и Обязательства, Приказы, Ознакомление с Внутренними нормативными документами и Локальными нормативными актами, Договора Материальной ответственности, Ученические договора, График отпусков, графики сменности, табели учета рабочего времени)
2. Подписание Документов от Управления бухгалтерского учета сотрудником организации (Инвентаризационные описи, Приказы на проведение инвентаризации, Накладные/Акты на перемещение ценностей)
3. Заявки сотрудника (Заявки на получение документов, связанных с работой, Заявки на регистрацию подарков и мероприятий)
4. Заявления сотрудника (Увольнение, Материальная помощь, Дополнительные выходные дни для особых групп сотрудников, Отгул за ранее отработанное время, Компенсация отпуска, Отсутствие по часам)
5. Документы руководителя подразделения (Заявки на работу сверхурочно и в выходные дни, формирование графиков сменности, заявки на кадровые переводы сотрудника, назначения наставников, утверждение табелей учета рабочего времени)

Реализованные интеграции и автоматизация

1. Проведена интеграция между базами 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП редакция 3.1 и 1С Документооборот 8 КОРП редакция 2.1.
2. Выстроены процессы утверждения документов со стороны организации, выпущены соответствующие Машиночитаемые Доверенности. Разработаные процессы согласования Заявок и заявлений сотрудника.
3. Внедрены инструменты контроля нормативных сроков подписания документов, связанных с работой. Проверки процессов согласования заявок и заявлений с возможностью делегирования прав принятия решения, в случае отсутствия лица принимающего решения.
4. Автоматизирован сбор и формирование внутренней отчетности.

Автоматизированные функции

1. Генерация пакета документов на ознакомление автоматическое создание протоколов ознакомления с внутренними нормативными документами и локальными нормативными актами, формирование протоколов прохождения внутренних обучений в области Противодействие отмыванию денег и финансированию терроризма, Пожарной безопасности, ГО и ЧС по готовым шаблонам на основе данных.
2. Контроль лимитов: автоматический расчет доступных дней отпуска (система не позволит сотруднику выбрать больше дней, чем ему положено по закону, а также подсвечивает пересечение отпусков взаимно заменяющих должностей).
3. Сбор графика отпусков: автоматическая рассылка уведомлений сотрудникам о необходимости выбрать даты, консолидация данных и формирование единого графика для утверждения.
4. Автоматические напоминания: отправка обязательных уведомлений о начале отпуска за две недели до его старта в соответствии с требованиями ТК РФ.
5. Умные маршруты согласования: автоматическое направление заявления сотрудника по цепочке. Учет изменения маршрута согласования с учетом делегирования (добровольной передачи функций доверенному лицу), замещения должностей (передачи прав на время отсутствия лица принимающего решения), а так же наличия вакансий в руководящих должностях организации.
6. Контроль нормативных сроков подписания документов: автоматические email-напоминания сотрудникам и руководителям о документах, которые требуют срочного подписания.
7. Бесшовная синхронизация: автоматическая передача данных из 1С Документооборот 8 КОРП редакция 2.1 в учетную систему 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП редакция 3.1 и обратно, что исключает двойной ручной ввод данных кадровиком.
8. Автоматическое обновление статусов: как только документ подписан сотрудником на корпоративном портале, в 1С автоматически меняется статус кадрового события.
9. Формирование архива по ГОСТу: автоматическое распределение файлов по электронным папкам, присвоение метаданных и меток времени для долгосрочного юридического хранения.
10. Проверка подлинности подписей: автоматический контроль действия сертификатов электронных подписей в момент совершения операции.
11. Выгрузка для проверок: формирование и скачивание пакета документов с электронными подписями в один клик по запросу органов управления организацией или контролирующими органами.

Особенности проекта

1. Работы по внедрению Кадрового электронного документооборота включали полный цикл: сбор и анализ требований, юридическая и нормативная оценка требований, моделирование и проектирование с учетом требований законодательства РФ, разработка, тестирование, обучение, опытную и промышленную эксплуатацию.
2. На этапе сбора и анализа требований использовались методы для определения «слабых мест» и максимально автоматизировали процессы с возможными ошибками от действий пользователя.
3. На этапе моделирования и проектирования значительное внимание уделялось изменениям законодательства и возможности максимально быстро реагировать на эти изменения.
4. На этапе опытной эксплуатации значительное внимание уделено адаптации требований заказчика по уникальным отраслевым операциям, что потребовало реализации нестандартных решений.
5. Разработаны подробные инструкции для пользователей, отражающие основные функциональные возможности внедряемого ПП и выполненные в рамках проекта доработки. Инструкции позволяют пошагово освоить порядок работы в системе и могут быть использованы для обучения новых сотрудников. 
6. На этапе промышленной эксплуатации организована техническая поддержка пользователей, обеспечивающая оперативный прием, распределение заявок и контроль их исполнения. Прием заявок осуществлялся через корпоративный портал, где можно было как задать вопрос или сообщить о ошибке функционала, так и сообщить о возможности развития или дополнить наименование тех сервисов, которые получал сотрудник через КЭДО. Заявки в автоматизированном порядке аккумулировались в сервисе jira. В соответствии с утвержденным регламентом каждой заявке назначались ответственный исполнитель и срок выполнения.
7. В рамках проекта разработана и настроена «матрица прав доступа» пользователей, которая позволяет заказчику эффективно управлять доступом к объектам ПП для действующих и новых сотрудников в зависимости от их функциональных обязанностей.

Результаты проекта

При внедрении Кадрового электронного документооборота (КЭДО) достигнуты следующие результаты:
1. Все доработки и изменения реализованы с использованием механизма расширений. Типовая конфигурация максимально сохранена, что упростило техническую поддержку системы, сократило трудозатраты и сроки ее обновления. Это позволяет максимально быстро адаптировать систему к изменениям законодательства.
2. Выполнено заключение соглашений с сотрудниками о переходе на КЭДО и выпущены сертификаты электронных подписей более чем на 7000 сотрудников.
3. В систему и хранилище были загружены скан копии ранее оформленных документов на бумаге, что позволяет учитывать всю историю кадровых изменений сотрудников.
4. Настроен интеграционный механизм обмена данными между информационными база, что обеспечило оперативный и непрерывный процесс миграции документов между службами.
5. На основе анализа функциональных обязанностей сотрудников настроена система прав доступа, обеспечивающая гибкое управление доступом к данным и ресурсам, безопасность информации и систематизацию работы пользователей.
6. Организованное обучение позволило пользователям быстро освоить функционал нового программного продукта и адаптироваться к работе в нем.
7. Благодаря организации технической поддержки обеспечены учет и контроль обращений, а также оперативность реагирования на заявки пользователей и внештатные ситуации.
8. Обеспечен переход на отечественное ПО в целях национальной безопасности и технологической независимости в соответствии с требованиями законодательства о критической информационной инфраструктуре.
9. Сокращен ручной труд, ускорены сроки согласования.
10. Структурирован и упрощен процесс планирования.

Экономический эффект от внедрения

1. Отказ от бумаги. Снизились расходы на покупку бумаги, печать, карриджи и обслуживание оргтехники.
2. Отмена логистики. Снизились затраты на курьерские службы и почтовые отправления между главным офисом и подразделениями, находящимися удаленно.
3. Экономия времени HR. Автоматизация процесса освободила около 75% времени специалистов по кадровому делопроизводству.
4. Мгновенное подписание. Время на отправку и подписание документов сократилось с нескольких дней до пары минут, что значительно сократило риск нарушений из-за отсутствия подписания документов или «утери» документов.
5. Быстрый поиск. Существенно сократилось время на подготовку документов на проверку и предоставление документов службам и органам. Поиск нужного документа и загрузка из объектного хранилища занимает несколько секунд вместо минут или часов в бумажном архиве, а также система позволяет составить опись и сопроводительные документы на запрос.
6. Защита от штрафов. Внедрение системы контролирует сроки подписания обязательных документов. И при приближении риска нарушения сроков позволяет не только напомнить сотруднику, но и предупредить заинтересованных лиц. Что значительно упрощает контроль за неисполнением сроков и минимизирует возможность получения штрафов.
7. Лояльность персонала. Цифровой формат взаимодействия позволяется сотруднику обращаться в кадровую службу с запросами в любое время, не дожидаясь «приемных» часов. Запрос будет зарегистрирован в системах и не затеряется в «рутине» или «стопке документов». Что позволяет сотруднику максимально комфортно и быстро получать ответы на свои запросы.