Заказчик

Финансовый департамент ПАО «АК БАРС» Банк по работе с группой банка.
Ак Барс Банк (ПАО) — крупный универсальный федеральный банк с головным офисом в Казани, работающий с 1993 года. Является уполномоченным банком Республики Татарстан, предоставляет более 100 видов услуг для частных и корпоративных клиентов.

Цели проекта

Создать в 1С:УХ единую, автоматизированную и бесшовную систему контроля денежных расходов всех ДЗО, обеспечивающую прямое исполнение воли собственника на уровне каждого платежа.

1. Сформировать единое информационное пространство для взаимодействия ДЗО и ФД.
2. Повысить оперативность и достоверность получаемых данных.
3. Автоматизировать процесс бюджетирования и контроля бюджета группы.
4. Сократить сроки подготовки управленческой и регламентированной отчетности.
5. Оптимизировать и повысить эффективность бизнес-процессов компании.
6. Снизить издержки и риски компании.
7. Уменьшить трудозатраты и повысить производительность труда.
8. Повысить эффективность управления ресурсами и платежную дисциплину ДЗО.
9. Улучшить взаимодействие между подразделениями.
10. Обеспечить полный контроль движения денежных средств (ДДС) компаний Группы в единой системе.

Задачи проекта

1. Создать комплексную систему управления на базе программного продукта (ПП) «1С:Управление холдингом» для взаимодействия ДЗО и ФД.
2. Актуализировать и адаптировать текущую методологию планирования и бюджетирования под задачи автоматизации.
3. Обеспечить максимальное сохранение типового функционала системы для снижения трудоемкости ее обновления и технической поддержки.
4. Гарантировать непрерывное функционирование информационной системы.
5. Выполнить перенос данных из предыдущих автоматизированных систем.
6. Усовершенствовать отдельные функциональные области путем автоматизации и интеграции в единое информационное пространство.
7. Настроить систему разграничения прав доступа.
8. Обеспечить интеграцию данных с помощью 1С:Шина, программных продуктов «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», «1С:Предприятие 8» и других отраслевых бухгалтерских решений.
9. Организовать и провести обучение пользователей работе с ПП «1С:Управление холдингом 8».
10. Обеспечить удобство использования программного продукта, оперативность реагирования на внештатные ситуации и функционирование технической поддержки.

Цели и задачи проекта направлены на совершенствование бизнес-процессов, повышение оперативности и надежности учета, улучшение показателей деятельности предприятия, внедрение эффективного единого инструмента бюджетирования, контроля, централизации платежей и управления договорами для всех компаний Банковской группы.

Ситуация до старта проекта

На момент начала проекта в Финансовом департаменте по работе с группой банка для выполнения функций бюджетирования, учета и контроля финансовых показателей использовалась банковская система Equation. Данная система долгое время выступала единственным инструментом контроля лимитов ДЗО.

Существующий процесс имел ряд проблем, влияющих на оперативность и эффективность деятельности ФД:

1. Недостаточная интеграция процессов различных функциональных систем в используемых программных решениях. Из-за большого количества курируемых ДЗО (19) возникали сложности эксплуатации системы из-за отсутствия единой среды взаимодействия между ДЗО и ФД.
2. Высокие трудозатраты на подготовку отчетности. Отчеты формировались в отдельных базах 1С БП ДЗО, контроль лимитов фактически осуществлялся в ручном режиме. Перенос лимитов (в формате Excel) и согласование договоров по электронной почте составляли трудоемкий процесс взаимодействия ДЗО и ФД.
3. Отсутствие возможности оперативного получения управленческой информации для принятия решений.
4. Сложности при организации своевременного обновления систем и обменах между информационными базами.
5. Недостаточная оперативность обмена данными между ДЗО и ФД.

Дополнительными факторами стали необходимость перехода на отечественное ПО в соответствии с требованиями законодательства в области обеспечения национальной безопасности и технологической независимости (Федеральный закон «О безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации», Указ Президента РФ № 166 и другие нормативные акты), а также задача соответствия стандартам защиты информации для значимых объектов КИИ.

Эти факторы обусловили необходимость изменения архитектуры информационной системы бюджетирования и контроля ФД Банка. По итогам проведенного анализа выбор был сделан в пользу современного программного продукта — решения «1С:Управление холдингом», обладающего следующими преимуществами:

• единая панель управления бюджетом группы компаний;
• инструменты для анализа и поиска резервов эффективности;
• сокращение трудозатрат и фокус на качестве анализа вместо заполнения отчетности;
• ускорение работы с договорами, контроль и планирование расходов на этапе их заключения;
• возможность интеграции с другими учетными системами ДЗО.

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта внедрены следующие блоки:

• Управление договорами
• Казначейство
• Бюджетирование (отчетность)

Реализованные интеграции и автоматизация

1. Проведена интеграция между различными базами 1С БП (в рамках 19 ДЗО).
2. Выстроены процессы согласования договоров и заявок на оплату.
3. Внедрены инструменты контроля денежных средств (документы КПЛ, классификатор статей).
4. Автоматизирован сбор и формирование отчетности для компаний.

Автоматизированные функции

1. Нормативно-справочная информация (НСИ).
2. Учет договоров.
3. Бюджетирование.
4. Казначейство. Управление денежными средствами.

Особенности проекта

1. Работы по внедрению «1С:Управление холдингом» выполнены в сжатые сроки (три месяца) и включали полный цикл: сбор и анализ требований, моделирование, проектирование, разработку, тестирование, обучение, опытную и промышленную эксплуатацию.
2. На этапе опытной эксплуатации значительное внимание уделено адаптации требований заказчика по уникальным отраслевым операциям, что потребовало реализации нестандартных решений.
3. Разработаны подробные инструкции для пользователей, отражающие основные функциональные возможности внедряемого ПП и выполненные в рамках проекта доработки. Инструкции позволяют пошагово освоить порядок работы в системе и могут быть использованы для обучения новых сотрудников. За время обучения оформлено и передано 19 инструкций общим объемом более 1000 страниц.
4. На этапе промышленной эксплуатации организована техническая поддержка пользователей, обеспечивающая оперативный прием, распределение заявок и контроль их исполнения. Прием заявок осуществлялся через электронную почту и систему Битрикс. В соответствии с утвержденным регламентом каждой заявке назначались ответственный исполнитель и срок выполнения.
5. В рамках проекта разработана и настроена «матрица прав доступа» пользователей, которая позволяет заказчику эффективно управлять доступом к объектам ПП для действующих и новых сотрудников в зависимости от их функциональных обязанностей.

Результаты проекта

При внедрении «1С:Управление холдингом» достигнуты следующие результаты:

1. Создана комплексная система управления для взаимодействия ДЗО и ФД.
2. Все доработки и изменения реализованы с использованием механизма расширений. Типовая конфигурация максимально сохранена, что упростило техническую поддержку системы, сократило трудозатраты и сроки ее обновления.
3. Выполнен перенос нормативно-справочной информации (контрагенты, договоры, расчетные счета, физические лица и др.) из отраслевых бухгалтерских решений 1С в 1С:УХ с проведением нормализации данных (устранение дублирования, сохранение соответствий между ссылками УХ и БП каждой ДЗО, в том числе по принципу «один ко многим»). Также перенесены остатки и исторические данные, что позволило консолидировать источники информации о результатах деятельности предприятия и сократить сроки подготовки отчетности.
4. Настроен сложный интеграционный механизм обмена данными из информационных баз ДЗО в базу «1С:Управление холдингом», что обеспечило оперативное формирование консолидированной управленческой отчетности по всей группе ДЗО.
5. На основе анализа функциональных обязанностей сотрудников настроена система прав доступа, обеспечивающая гибкое управление доступом к данным и ресурсам, безопасность информации и систематизацию работы пользователей.
6. Оптимизированы механизмы обмена с программными продуктами «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» и «1С:Предприятие».
7. Организованное обучение позволило пользователям быстро освоить функционал нового программного продукта и адаптироваться к работе в нем.
8. Благодаря организации технической поддержки обеспечены учет и контроль обращений, а также оперативность реагирования на заявки пользователей и внештатные ситуации.
9. Обеспечен переход на отечественное ПО в целях национальной безопасности и технологической независимости в соответствии с требованиями законодательства о критической информационной инфраструктуре.
10. Внедрена единая методология, исключены риски несанкционированного изменения НСИ на уровне пользователей.
11. Создана единая база договоров, обеспечены ускорение сроков согласования, контроль версионности и полноты пакета документов, а также гибкие маршруты согласования.
12. Обеспечены стандартизация и сопоставимость план-фактных показателей.
13. Сокращен ручной труд, ускорены сроки согласования.
14. Структурирован и упрощен процесс планирования.
15. Повышен уровень финансовой дисциплины.
16. Повышена оперативность принятия управленческих решений.
17. Исключены риски арифметических и логических ошибок при подготовке бюджетной отчетности.

Экономический эффект от внедрения

• сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 50%;
• ускорение получения управленческой отчетности — 100%.