Заказчик
ООО УК «АК БАРС КАПИТАЛ».Цели проекта
Создать в 1С:ДО единое окно для хранения и обработки входящей, исходящей и внутренней документации.
1. Сформировать единое информационное пространство для хранения входящей, исходящей и внутренней документации
2. Автоматизировать процесс передачи документов в работу ответственным лицам.
3. Сократить сроки обработки документов.
4. Улучшить взаимодействие между подразделениями.
5. Уменьшить трудозатраты и повысить производительность труда.
6. Обеспечить связанность документов внутри базы.
1. Сформировать единое информационное пространство для хранения входящей, исходящей и внутренней документации
2. Автоматизировать процесс передачи документов в работу ответственным лицам.
3. Сократить сроки обработки документов.
4. Улучшить взаимодействие между подразделениями.
5. Уменьшить трудозатраты и повысить производительность труда.
6. Обеспечить связанность документов внутри базы.
Задачи проекта
1. Создать комплексную систему обработки документов.2. Актуализировать и адаптировать текущий бизнес-процесс под задачи автоматизации.
3. Гарантировать непрерывное функционирование информационной системы.
4. Перенести НСИ.
5. Настроить систему разграничения прав доступа.
Цели и задачи проекта направлены на совершенствование бизнес-процессов, повышение оперативности и надежности учета, улучшение показателей деятельности предприятия, внедрение эффективного единого инструмента контроля, уменьшение сроков исполнения документов.
Ситуация до старта проекта
На момент начала проекта в ООО УК «АК БАРС КАПИТАЛ» для выполнения функций обработки и хранения документов использовался бумажный архив и ручная передача документов в работу. Коммуникация с подразделениями осуществлялась во внешних системах или устно.
Для ведения учета распорядительных документов использовался бумажный архив.
Существующий процесс имел ряд проблем, влияющих на оперативность и эффективность деятельности организации:
1. Отсутствие электронного архива, как следствие высокие трудозатраты на поиск документов.
2. Отсутствие возможности оперативной передачи документа для обработки.
3. Затрудненный контроль за сроками исполнения.
Для ведения учета распорядительных документов использовался бумажный архив.
Существующий процесс имел ряд проблем, влияющих на оперативность и эффективность деятельности организации:
1. Отсутствие электронного архива, как следствие высокие трудозатраты на поиск документов.
2. Отсутствие возможности оперативной передачи документа для обработки.
3. Затрудненный контроль за сроками исполнения.
Архитектура решения и масштаб проекта
В рамках проекта внедрены следующие блоки:• Входящие документы
• Исходящие документы
• Договорная документация
• Внутренняя документация
Реализованные интеграции и автоматизация
Автоматизирован процесс обработки документов в зависимости от типа и реквизитов.Автоматизированные функции
Уведомления о поступивших в работу документах.Особенности проекта
Основные работы по внедрению 1С:ДО выполнены в сжатые сроки (месяц) и включали полный цикл: сбор и анализ требований, моделирование, проектирование, разработку, тестирование, обучение, опытную и промышленную эксплуатацию.Результаты проекта
При внедрении 1С:ДО в ООО УК «АК БАРС КАПИТАЛ» достигнуты следующие результаты:1. Создана система для обработки документов и взаимодействия подразделений.
2. Организованное обучение позволило пользователям быстро освоить функционал нового программного продукта и адаптироваться к работе в нем.
3. Создана единая база документации.
4. Сокращен ручной труд, ускорены сроки обработки документов.
5. Создание канал технической поддержки для оперативного решения запросов.
Экономический эффект от внедрения
• сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 50%;• ускорение получения управленческой отчетности — 100%.