Заказчик

АО «НПФ «Волга-Капитал».

Цели проекта

Создать в 1С:ДО единое окно для хранения и обработки входящей, исходящей и распорядительной документации.

1. Сформировать единое информационное пространство для хранения входящей, исходящей и распорядительной документации
2. Автоматизировать процесс передачи документов в работу ответственным лицам.
3. Сократить сроки обработки документов.
4. Улучшить взаимодействие между подразделениями.
5. Уменьшить трудозатраты и повысить производительность труда.
6. Обеспечить связанность документов внутри базы.

Задачи проекта

1. Создать комплексную систему обработки документов.
2. Актуализировать и адаптировать текущий бизнес-процесс под задачи автоматизации.
3. Гарантировать непрерывное функционирование информационной системы.
4. Перенести НСИ.
5. Настроить систему разграничения прав доступа.
6. Настроить функционал создания отсутствующих контрагентов.

Цели и задачи проекта направлены на совершенствование бизнес-процессов, повышение оперативности и надежности учета, улучшение показателей деятельности предприятия, внедрение эффективного единого инструмента контроля, централизации ведения учета обращений.

Ситуация до старта проекта

На момент начала проекта в АО «НПФ «Волга-Капитал» для выполнения функций обработки и хранения входящих и исходящих документов использовался бумажный архив и ручная передача документов в работу. Коммуникация с подразделениями осуществлялась во внешних системах или устно.

Для ведения учета распорядительных документов использовался бумажный архив.
Существующий процесс имел ряд проблем, влияющих на оперативность и эффективность деятельности организации:

1. Отсутствие электронного архива, как следствие высокие трудозатраты на поиск документов.
2. Отсутствие возможности оперативной передачи документа для обработки.
3. Затрудненный контроль за сроками исполнения.

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта внедрены следующие блоки:

• Входящие документы
• Исходящие документы
• Приказы, распоряжения

Реализованные интеграции и автоматизация

Автоматизирован процесс обработки документов в зависимости от типа и реквизитов.

Автоматизированные функции

Уведомления о поступивших в работу документах.

Особенности проекта

Основные работы по внедрению 1С:ДО выполнены в сжатые сроки (месяц) и включали полный цикл: сбор и анализ требований, моделирование, проектирование, разработку, тестирование, обучение, опытную и промышленную эксплуатацию.

Результаты проекта

При внедрении 1С:ДО в АО «НПФ «Волга-Капитал» достигнуты следующие результаты:

1. Создана система для обработки документов и взаимодействия подразделений.
2. Организованное обучение позволило пользователям быстро освоить функционал нового программного продукта и адаптироваться к работе в нем.
3. Создана единая база входящей и исходящей документации.
4. Создан электронный архив распорядительной документации.
5. Сокращен ручной труд, ускорены сроки обработки.

Экономический эффект от внедрения

• сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 50%;
• ускорение получения управленческой отчетности — 100%.