Заказчик

Финансовый департамент ПАО «АК БАРС» Банк по работе с группой банка.
Ак Барс Банк (ПАО) — крупный универсальный федеральный банк с головным офисом в Казани, работающий с 1993 года. Является уполномоченным банком Республики Татарстан, предоставляет более 100 видов услуг для частных и корпоративных клиентов.

Цели проекта

Ускорить процесс подписания и согласования документов в рамках договоров внутрихозяйственной деятельности.
Обеспечить сохранность документов.
Обеспечить требования законодательства по хранению электронных документов.

Задачи проекта

1. Интегрировать процесс подписания договора в ЭДО в процесс согласования договора подразделениями банка во внутренней системе учета 1С:УУХДБ.
2. Автоматизировать процесс приема/ согласования входящих документов по договорам внутрихозяйственной деятельности из ЭДО в систему обработки первичных входящих документов 1С:УУХДБ.
3. Упростить создание учетных первичных документов 1С:УУХДБ из входящих документов ЭДО
4. Обеспечить унифицированный функционал работы с ЭДО и разных первичных документов 1С:УУХДБ. 
5. Обеспечить размещение оригиналов подписанных электронных документов ЭДО в цифровом хранилище компании.
6. Обеспечить требования Информационной безопасности к входящим файлам.
7. Обеспечить требования межсистемного взаимодействия, принятому в компании.
8. Обеспечить требования к хранению и изменению файлов внутренней системы.
9. Обеспечить максимальное сохранение функционала системы для снижения трудоемкости ее обновления и технической поддержки.
10. Гарантировать непрерывное функционирование информационной системы.

Цели и задачи проекта направлены на совершенствование бизнес-процессов, повышение оперативности и надежности учета, улучшения взаимодействия с внешними контрагентами компании.

Ситуация до старта проекта

На момент начала проекта в Компании процесс подписания документа внутрихозяйственной деятельности был отделен от процесса согласования документа внутрихозяйственной деятельности. 

Процесс подписания документа проходит:

• на бумажном экземпляре докумена, для документов, выставляемых на бумаге;
• в облачном сервисе ЭДО Диадок, для документов, передаваемых сервисом ЭДО. 

Процесс согласования любого документа внутрихозяйственной производился в системе 1С:УУХДБ. 

 Существующий процесс подвергается критике, в связи с недостаточностью оперативности проведения платежа контрагентам.
Необходимость контроля и управления документами ЭДО в 2-х системах, приводит к задержкам в предоставлении документов.

 Существует риск утери документов.

 Существует риск подписания документов, отличных от согласуемых.

 Хранение подписанных ЭЛ документов не соответствует принятому в компании.

Архитектура решения и масштаб проекта

Исключена авторизация пользователей при работе с объектами иной системы.

 Взаимодействие между системами проходит по расписанию независимыми обработчиками под авторизацией сервисной учетной записи.

 Информация (файлы вложений) входящих документов размещается в файловом хранилище, без увеличения объема рабочего 1С.

 Выполнены требования к принимаемой информации- исключается возможность проникновения потенциально опасных фаqлов вложений.

Реализованные интеграции и автоматизация

1. Проведена интеграция ЭДО Диадок и 1С:УУХДБ
2. Проведена интеграция 1СУУХДБ и корпоративного хранилища S3
3. Проведена интеграция получаемых из ЭДО данных в 1С:УУХДБ с вспомогательной системой 1С:ДО (1С:Документооборот – система согласования документов оперативного учета «Актов по факту оказания услуг»).

Автоматизированные функции

1. Проведена интеграция базы контрагентов, маршрутов, подразделений ЭДО в 1С:УУХДБ. 
2. Выстроен процесс сопоставления контрагентов систем ЭДО и 1С:УУХДБ.
3. Выстроен процесс передачи исходящих документов ЭДО – договоров из 1С:УУХДБ.
4. Выстроен процесс приема в 1С:УУХДБ входящих документов ЭДО.
5. Автоматизировано получение истории согласования и статусов согласования синхронизированных объектов.
6. Автоматизировано размещение оригиналов подписанных документов синхронизированных с 1С:УУХДБ и корпоративное хранилище S3 для долгосрочного хранения.
7. Создан функционал создания документов 1С:УУХДБ (Заявка на операцию, Акт по факту оказания услуг) на основе документов ЭДО.

Особенности проекта

Функционал обмена реализован на базе типового решения «Модуль для 1С» от поставщика Диадок версия для «1С:Бухгалтерия предприятия».

 «Модуль для 1С» типового решения сильно адаптирован под конфигурацию «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка».

 Изменен порядок конвертации документов системы с документами ЭДО.

 Функции работы с модулем полностью переведены в независимые регламентные процедуры во избежание авторизации пользователей.

Результаты проекта

Переопределен процесс подписания договора в ЭДО, сокращено время передачи на подпись.

 Переопределен процесс передачи входящего документа контрагента на согласование подразделениям банка.

 Повышена надежность предоставляемых данных контрагентам по договорам/службам на согласование.

 Исполнены требования по хранению электронных документов в рамках договоров внутрихозяйственной деятельности, поступающих по средствам ЭДО.

Экономический эффект от внедрения

На анализе